Odwoływanie wizyt to nie tylko problem NFZ
Nagminne przekładanie lub odwoływanie wizyt tuż przed ich planowanym terminem destabilizuje grafik lekarza, zaplanowane leczenie. Może świadczyć również o zwykłym braku szacunku dla cudzej pracy. Oczywistym jest także to, że wizyta odwołana w ostatniej chwili, uniemożliwia wypracowanie zysku, który mógłby zostać osiągnięty, gdyby doszło do jej realizacji.
Zadatek czy zaliczka?
Z zadatkiem lub zaliczką spotykamy się najczęściej w kontekście zakupu nieruchomości, zamówień u wykonawców czy przy rezerwacji samochodu przed jego kupnem. Zazwyczaj stanowią od 5 do 30% przewidywanej ceny lub wynagrodzenia. Czym się różnią?
Zadatek, otrzymany od drugiej strony, można zatrzymać, jeżeli druga strona nie wywiązała się z umowy, a przyjmujący zadatek od umowy odstąpi (art. 394 Kodeksu cywilnego). Przenosząc to na realia pracy gabinetu, jeśli pacjent uiści zadatek, a następnie odwoła wizytę, przy odpowiedniej konstrukcji regulaminu świadczenia usług, gabinet mógłby odstąpić od umowy o świadczenie usług i zatrzymać zadatek.
Należy jednak pamiętać, że zadatek może również rodzić negatywne konsekwencje dla gabinetu. Jeżeli gabinet otrzymałby zatem od pacjenta zadatek i po jego stronie nastąpiłoby odwołanie wizyty, to pacjent teoretycznie może domagać się od gabinetu zwrotu zadatku oraz zapłaty jego równowartości (zgodnie z art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego).
Kodeks cywilny przewiduje również sytuacje, w których do niewykonania zobowiązania dochodzi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (lub ponoszą ją obie strony). W takich przypadkach zadatek podlega zwrotowi, a obowiązek zapłaty jego podwójnej wartości nie zachodzi. Nie mniej, takie sytuacje zawsze będą rodziły wątpliwości: kiedy można uznać, że okoliczności były „zewnętrzne” (tj. żadna ze stron nie ponosi za nie odpowiedzialności)? Czy awaria metra, przez którą pacjent nie dojechał na wizytę do nich należy? A co gdyby pacjent mógłby dojechać autobusem? Przykładów można mnożyć wiele, a dynamika pracy gabinetu nie sprzyja takim rozważaniom. Kluczem powinno być ustalenie bezspornych faktów: czy wizyta była odwołana i z jakim wyprzedzeniem.
Zaliczka – co do zasady – może być pobrana zwłaszcza przy realizacji umów zlecenia, gdy ich wykonanie wiąże się z kosztami po stronie zleceniobiorcy (art. 743 kodeksu cywilnego). Typowym przykładem może być pobranie jej przy konieczności zamówienia dla pacjenta korony protetycznej w zewnętrznej pracowni.
W praktyce zaliczka często pełni funkcję pewnego rodzaju "przedpłaty" – części płatności uiszczonej z góry, zaliczanej na poczet docelowego wynagrodzenia. Gdyby została pobrana przy rezerwacji wizyty, powinna być zaliczona na poczet wynagrodzenia za wykonaną usługę, o ile faktycznie zostanie ona wykonana. Tym samym, w przypadku braku odpowiednich zapisów w regulaminie świadczeń gabinetu, gdyby nie doszło do zrealizowania usługi, zwyczajowo, zaliczka powinna „przechodzić” na poczet kolejnej wizyty lub ulegać zwrotowi. Taka forma nie pełni więc funkcji zabezpieczającej grafik gabinetu.
Inne rozwiązania prawne
Poza elementami obligatoryjnymi, które wynikają ze szczegółowych regulacji prawnych (np. Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, Ustawy o działalności leczniczej), strony umowy o świadczenie usług stomatologicznych mogą również uregulować swoje obowiązki i prawa w inny sposób, o ile ich treść i cel nie sprzeciwiają się właściwości (naturze) stosunku prawnego, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Powyższe wynika z zasady tzw. swobodnego kontraktowania (wywodzonej z art. 3531 KC).
Podstawową umowę o świadczenie usług stomatologicznych można więc uzupełnić o elementy umowy o rezerwację terminu. Pacjent w ten sposób „wykupuje” dla siebie czas w grafiku danego lekarza oraz dane stanowisko pracy w gabinecie, w zamian za opłatę rezerwacyjną. Jeżeli wizyta się odbędzie to opłata ta może być później zaliczana na poczet wynagrodzenia. Jeżeli jednak do wizyty nie dojdzie – obowiązek gabinetu zostaje spełniony poprzez zapewnienie dostępności i gotowości świadczenia usług na rzecz pacjenta przez zarezerwowany czas.
Aby pobranie opłaty rezerwacyjnej nie było sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, jej wysokość powinna być proporcjonalna do wartości rezerwowanej usługi (np. długości zarezerwowanego czasu lub kosztów użycia sprzętów medycznych), a zasady zwrotu i poboru do okoliczności. Jeżeli bowiem pacjent odwoła wizytę z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym bezwysiłkowe uzupełnienie luki w grafiku, lub rezerwacja dotyczy wizyty piętnastominutowej, pobieranie takich opłat rezerwacyjnych może być trudne do uzasadnienia.
Rozwiązania szyte na miarę
Wybór zadatku lub zaliczki jako właściwej formy może wydawać się najbardziej naturalnym rozwiązaniem zabezpieczającymi rezerwację wizyty dentystycznej. Jednakże głębsza analiza wskazuje, że nie zawsze mogą to być mechanizmy, które będą skutkowały pożądanym efektem. Dlatego warto – po konsultacji z doradcami prawnymi i podatkowymi – rozważyć wprowadzenie do regulaminu placówki dopasowanych rozwiązań prawnych. Uzupełnienie podstawowego kontraktu pomiędzy gabinetem a pacjentem o usługę rezerwacyjną, może stanowić efektywny sposób na naliczanie opłat rezerwacyjnych i ich zatrzymywanie – niezależnie od przyczyn anulowania wizyty po stronie pacjenta.
Aleksandra Maria Jach
radca prawny
partner STRUCTURE Drwal Jach Komorowska Moj sp. k.
kontakt: aleksandra.jach@westructure.pl
.
