Przechowywanie w gabinecie to kwestia ważna tak samo, jak wygodny unit, czy zgrana praca z asystą. To, jak szybko asysta jest w stanie skompletować zestaw do bieżącej procedury, czy to, jak łatwy ma dostęp do materiałów i narzędzi, wpływa nie tylko na jej komfort pracy, ale też na szybkość i sprawność funkcjonowania całej kliniki. A to tylko wierzchołek góry lodowej, bo w grę wchodzą też kwestie bezpieczeństwa, prawdopodobieństwo popełnienia błędu, czy przestrzeganie procedur w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.

Przechowywanie to skomplikowany system, w którym jeden błąd może zacząć rosnąć w tempie wykładniczym, dlatego uważam, że warto przyjrzeć się jego pułapkom.

Z reguły gabinety posiadają dosyć rozbudowany system przechowywania. Obejmuje on szeroką zabudowę meblową, asystory jezdne i pomniejsze elementy np. dyspensery. Zazwyczaj wiąże się to z chęcią ulokowania w gabinecie wszystkich potrzebnych i ewentualnie potrzebnych narzędzi i materiałów. Takie rozwiązania często dążą do samowystarczalności gabinetu. Jednak uważam, że takie nastawienie ma, de facto, negatywny wpływ na pracę kliniki, a samowystarczalność przy odpowiednich systemach organizacji nie jest wcale potrzebna.

Aby rozbudowany system przechowywania działał poprawnie i był funkcjonalny, wymaga dobrej organizacji, systemu orientacyjnego (systemu, który ułatwia rozpoznawanie położenia elementów) i znajomości procedur przez personel. Na te ostatnie składają się m.in. pilnowanie stanu magazynowego, ułożenia elementu, kontrolowanie ryzyka skażenia wysterylizowanych narzędzi i dat przydatności materiałów.

Taka ilość obowiązków dla jednego gabinetu to dużo – mnożąc ją przez każdy kolejny gabinet, otrzymujemy czasochłonne i skomplikowane zadanie, które w znacznym stopniu obciąża personel. Po pierwsze, personel musi być szczegółowo przeszkolony, a procedury dostosowane do rozkładu przestrzeni magazynowej w każdym gabinecie. To nie tylko kwestia przeznaczanego na to czasu, ale też większe zagrożenie, jeśli chodzi o pomyłki, czy zwykłego ludzkiego zapominania, gdzie znajduje się dany element. Skala wyzwania zwiększa się podczas wdrażania nowego personelu, który musi nauczyć się wszystkich pisanych i niepisanych procedur zanim zacznie efektywnie pracować. Jeśli każdy gabinet zabiegowy jest inny, komplikacje wzrastają wykładniczo.

Mnożymy też ilość kosztów – każdy gabinet zawiera zduplikowane narzędzia, materiały i akcesoria, które przecież nie są używane cały czas, ale są na miejscu, gdyby pojawiła się taka potrzeba. A co, gdy personel przeoczy sytuację, gdy w danym gabinecie przez dłuższy czas nie wykonuje się danych procedur? Niektóre materiały ulegają przedawnieniu i nadają się tylko do utylizacji. Więc tak naprawdę nie płacimy za to co jest potrzebne, ale też za to, co znajduje się w zapasie. Pamiętajmy też, że powielanie dużej zabudowy meblowej dla każdego gabinetu, to kolejne wydatki. Jednocześnie większa przestrzeń na przechowywanie oznacza potrzebę korzystania z większych pomieszczeń, a tym samym wyższe koszty najmu.

Tak, jak w przypadku asystorów jezdnych, rozbudowany system przechowywania również okazuje się niedopasowany do codziennej pracy lekarza i asysty. Przede wszystkim chodzi o jego rozmiary i poziom skomplikowania. Potężne, przeskalowane zabudowy meblowe z racji oczywistych fizycznych ograniczeń nie mogą znajdować się blisko obszaru pracy operatorów. Z reguły ustawiane są w oddaleniu od unitu w różnych częściach gabinetu. A to sprawia, że aby pobrać jakikolwiek materiał, czy narzędzie asysta będzie musiała wstać lub przynajmniej przemieścić się na siedząco. I to nie do jednego punktu, a kilku. Oznacza to oderwanie uwagi od pacjenta i zwykłą stratę czasu (biorąc pod uwagę ile razy w ciągu dnia występuje taka sytuacja).

 

Z drugiej strony, asysta musi doskonale znać położenie wszystkich elementów w zabudowie meblowej. Oczywiście używa się systemów oznaczeń, które w tym pomagają, ale im bardziej przeskalowane przechowywanie – tym bardziej skomplikowany system. Uważam, że podczas procedury, asysta powinna być skupiona na pacjencie i lekarzu, a nie na pamiętaniu gdzie co się znajduje. Jednak ten problem znacznie eskaluje, gdy przyjrzymy się realnemu przebiegowi codziennej pracy.

Zdaję sobie sprawę z tego, że personel w codziennej pracy mierzy się z wieloma wyzwaniami, gdzie często szybka reakcja jest najważniejszą rzeczą. Kwestie porządku i organizacji schodzą wtedy na dalszy plan. Jest to zrozumiałe, natomiast uważam, że właśnie dlatego dobry system przechowywania powinien sprawiać, że personel może się zająć tym, co najważniejsze, nie martwiąc się o resztę.

Ile razy zdarzyła się sytuacja, że skończył się zapas danego materiału w gabinecie i personel był zmuszony pożyczyć go z innego? A narzędzia, których nie można dzisiaj znaleźć, bo zostało pożyczone do innego gabinetu odłożone w inne miejsce?

W sytuacjach, gdy nie mamy dużo czasu, skomplikowany i przeskalowany system przechowywania zaczyna działać przeciwko nam. Trudno jest znaleźć konkretne elementy, szczególnie w innym gabinecie – zaczyna się bieganina i powolny chaos. Sytuacja ma się jednak gorzej na późniejszym etapie. Czy pamiętaliśmy, aby uzupełnić materiały pobrane z innego gabinetu? Czy odłożyliśmy wszystko na swoje miejsce? Pożyczając materiały z innego gabinetu nie eliminujemy problemu, tylko przesuwamy go w inne miejsce i na później.

Wyżej wymienione problemy w pojedynkę wydają się być prozaiczne. Ale biorąc pod uwagę cały dzień pracy i mnożąc go poprzez każdy gabinet – problemy zaczynają wzrastać wykładniczo. Stany magazynowe stają się trudne do kontrolowania, natomiast tworzenie bałaganu – bardzo łatwe. W takich warunkach popełnienie błędu przez personel, czy to ze względu na chaos, czy niewydolną organizację, jest o wiele bardziej prawdopodobne.

Dodatkowo, im więcej czasu przeznaczamy na ciągłe organizowanie pracy i rozwiązywanie problemów generowanych przez niedostosowany system, tym mniej go mamy dla pacjentów. Poświęcane przy wizycie każdego pacjenta minuty na szukanie narzędzi, czy pożyczanie materiałów z gabinetu obok, pod koniec dnia przeradza się w spory zasób zmarnowanego czasu. Pomnóżmy to razy pięć dni w tygodniu, a potem przez cztery tygodnie w miesiącu. Ile czasu, który można by było przeznaczyć na przyjęcie dodatkowych pacjentów, straciliśmy? Ile nas to kosztowało? Strata czasu przeradza się w stratę pieniędzy. Ale wszyscy chyba do tego przywykliśmy

Wiele aktualnych problemów wynika z przeskalowania. Optymalny system powinien być prostszy i bardziej zredukowany. Wpłynie to znacząco na wygodę pobierania materiałów, organizację miejsca i kontrolowanie stanów magazynowych. Jednocześnie jego długofalowe utrzymywanie nie powinno generować dodatkowych kosztów. Długo szukałem systemu, który nie tylko spełni te przesłanki, ale też nie wpłynie negatywnie na samowystarczalność gabinetów i jednocześnie będzie przygotowany na niespodziewane sytuacje. Omówię go dokładnie w kolejnym artykule.