Pierwszą z kluczowych kwestii przy wyborze lokalu jest rozważenie czy wymaga on istotnych zmian budowlanych. Prowadzenie prac w lokalu i integracja z instalacjami budynkowymi może wymagać istotnych zmian budowlanych i uzyskania pozwolenia na budowę. Natomiast proste zmiany adaptacyjne i aranżacyjne mogą być prowadzone na tzw. „zgłoszeniu” prac budowlanych, które jest dużo prostszą i szybszą procedurą. Wymaga przedłożenia w urzędzie jedynie wymaganych prawem dokumentów i odczekania 21 dni, w których organ administracji potencjalnie może wnieść sprzeciw. Czasami okres ten może ulec skróceniu, bowiem organ może wydać przed upływem tego okresu zaświadczenie, że nie widzi podstaw do wniesienia sprzeciwu wobec zgłoszonej budowy. Jeżeli wybrany lokal będzie jednak wymagał istotnej przebudowy, to może konieczne okazać się uzyskanie pozwolenia na budowę. Procedura administracyjna w tym wypadku jest dużo bardziej wymagająca i wydłużona. Jeżeli nie ma braków w dokumentacji, organ jest zobligowany do wydania decyzji w terminie 65 dni od złożenia wniosku. Jednakże to praktycznie się nie zdarza. Prawie zawsze tuż przed końcem tego terminu organy wzywają wnioskodawców do dostarczenia dodatkowych dokumentów lub chociażby „ponumerowania stron” projektu w pożądany sposób. Powyższe może opóźnić moment rozpoczęcia świadczenia usług w lokalu (a tym samym czerpania z niego zysków).

Podczas negocjacji umowy najmu, warto od razu zabezpieczyć się na okoliczność prowadzenia robót wykończeniowych w lokalu. Zazwyczaj wymaga to kooperacji z właścicielem. Umowa powinna przewidywać mechanizmy motywujące wynajmującego do współpracy z najemcą w przekazywaniu mu dokumentacji, dotyczącej zastanego stanu technicznego budynku. Nie bez znaczenia może być również doprecyzowanie zasad odpowiedzialności za usterki w dokumentacji projektowej. Błędne rysunki przekazane przez wynajmującego mogą skutkować w błędach w dokumentacji projektowej najemcy. Zdarza się również, że prace wykończeniowe będzie prowadził sam wynajmujący dla najemcy. Umowa najmu powinna wówczas zawierać mechanizmy zabezpieczające najemcę przed opieszałością wynajmującego. 

Inwestycja w wykończenie gabinetu stomatologicznego to nierzadko wydatek kilkuset tysięcy, a czasami nawet kilku milionów złotych. Negocjując umowę najmu koniecznym jest zatem zabezpieczenie najemcy przed usunięciem go z lokalu przed upływem umówionego okresu najmu tak, aby najemca mógł co najmniej zamortyzować koszty poniesione na wykończenie i wyposażenie lokalu. Standardowe umowy najmu pomiędzy przedsiębiorcami, czy najmów biurowych są zawierane na 5 lat. W przypadku gabinetów stomatologicznych wydaje się jednak, że ten okres powinien być zdecydowanie dłuższy. Warto przypomnieć, że zgodnie z kodeksem cywilnym, jeśli czynsz jest płatny co miesiąc, to wynajmujący ma prawo wypowiedzieć umowę najmu zawartą też na czas określony, gdy najemca zalega z czynszem (jest w zwłoce) za co najmniej 2 miesiące – przy czym musi go wówczas uprzedzić o zamiarze wypowiedzenia i udzielić dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu. Trzeba też zadbać by wynajmujący nie zastrzegł na swoją rzecz prawa wypowiedzenia umowy najmu z błahych powodów.  Mając na uwadze fakt, że w gabinecie mogą być zamontowane wartościowe instalacje, krótki okres wypowiedzenia może być niewystarczający dla znalezienia odpowiedniego lokum i przeniesienie działalności w nowe miejsce. Przedmiotową regułę kodeksową można również modyfikować w sposób korzystniejszy dla najemcy – z czego warto skorzystać.
 

Na koniec warto zwrócić uwagę na wątek związany z rozliczeniem nakładów na ulepszenia w lokalu w chwili zakończeniu najmu. Zasada kodeksowa wskazuje, że to wynajmujący podejmuje decyzję, czy ulepszenia poczynione w lokalu przez najemcę powinny w nim pozostać (za zapłatą odpowiedniej sumy). Alternatywnie może zobowiązać najemcę do ich usunięcia przed wyprowadzką. Tę zasadę można jednak zmodyfikować w umowie najmu. Tutaj ponownie, mając na uwadze specyfikę najmu gabinetów lekarskich, warto na samym początku zastanowić się, czy lekarz będzie zainteresowany przeniesieniem zainstalowanych ulepszeń do nowej lokalizacji, czy łatwiej będzie mu podjąć decyzję o ich pozostawieniu w opuszczanym lokalu, nie narażając się tym samym na zarzuty niewłaściwego ich usunięcia lub uszkodzenia struktury lokalu.

Prowadzenie gabinetów dentystycznych w najmowanych lokalach musi być od początku dobrze przemyślane. Lokalizacja gabinetu w dostępnym i atrakcyjnym miejscu to „połowa sukcesu”. Umowa najmu pod gabinet stomatologiczny musi być jednak przemyślana, aby zabezpieczała ryzyko finansowe związane z kosztem utraty nakładów na wyposażenie lokalu i jego wykończenie. Ponieważ problematyka umów najmu jest rozbudowana, w kolejnym artykule poruszę kwestię m.in. jednostronnych podwyżek czynszu, jakie może stosować wynajmujący.