Magazyn Stomatologiczny

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. definitywnie położyło kres pełnym zwolnieniom od ciężaru ewidencji obrotów za pomocą kas fiskalnych, z których w ostatnich latach cieszyli się, m.in., lekarze i prawnicy.

Czy kasa na pewno obowiązkowa?

Kasa fiskalna to elektroniczne urządzenie rejestrujące obrót oraz kwoty podatku VAT należnego ze sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych. Urządzenie takie musi w swej pamięci zawierać listę towarów (usług) znajdujących się w ofercie sklepu lub punktu usługowego. Kasa musi mieć zaprogramowany kod towaru, jego nazwę, cenę i stawkę podatku. Po wprowadzeniu z klawiatury kodu towaru (ewentualnie po zeskanowaniu kodu kreskowego z towaru) kasa znajduje go w swojej bazie, drukuje na paragonie i rejestruje w licznikach fakt jego sprzedaży. Kasy fiskalne drukują oryginał oraz kopię paragonu: dla klienta oraz na rolce kontrolnej do archiwum.

Mimo że funkcja kas od początku nierozerwalnie wiąże się z podatkiem od towarów i usług, począwszy od 1 maja 2011 r. kasy muszą być, co do zasady, zainstalowane także w gabinetach prowadzonych przez lekarzy lub ich spółki oraz w zakładach opieki zdrowotnej, chyba że placówki te mogą skorzystać z któregoś z dwóch nadal obowiązujących zwolnień.

I tak, lekarze prowadzący praktyki, których obrót na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, za poprzedni rok podatkowy nie przekroczył 40 000 złotych, są nadal zwolnieni z posiadania kasy fiskalnej – do 31 grudnia 2012 r. Do wskazanego obrotu za rok poprzedni wlicza się tylko przychody pochodzące bezpośrednio od pacjentów, a nie zarabiane na kontrakcie z ZOZ¬ em czy Narodowym Funduszem Zdrowia. Ale uwaga: jeśli lekarz rozpocznie działalność w 2011 lub 2012 roku, po przekroczeniu w tym okresie progu obrotu 20 000,00 zł, będzie musiał zainstalować kasę w trakcie roku obrotowego.
Kasy fiskalnej nadal nie muszą posiadać podatnicy, którzy nie dokonują sprzedaży czy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Z tego zwolnienia wciąż zatem będą korzystać lekarze, którzy uzyskują przychody wyłącznie z kontraktu na pełnienie dyżurów zawartego ze szpitalem albo kontraktu z ZOZ-ami. Tak samo, oczywiście, jak i ci, którzy wykonują swój zawód wyłącznie w ramach zatrudnienia w zakładzie. Taka działalność zawodowa nie polega bowiem na sprzedaży usług osobom fizycznym.

Jak dobrać kasę do gabinetu?

Kto nie może dalej korzystać ze zwolnienia z obowiązku użytkowania kas, nie musi się przesadnie obawiać jej wprowadzenia. Kasa dla gabinetu albo przychodni, w odróżnieniu na przykład od sklepu, nie służy do rejestrowania skomplikowanych operacji sprzedażowych. Obsługa jej oprogramowania jest dość jasna i intuicyjna.

Zakupu, zainstalowania i zaprogramowania kasy najlepiej jest dokonać w wyspecjalizowanej firmie oferującej kasy z homologacją Ministerstwa Finansów (ważną w dniu zakupu kasy). Dostawca kasy powinien dokonać niezbędnego przeszkolenia podatnika i jego personelu w zakresie obsługi urządzenia. W ramach ćwiczeń i zapoznawania się z działaniem kasy można drukować próbne paragony, uczyć się sporządzania raportów kasowych czy wymiany papieru, a także zorganizować przechowywanie kopii paragonów w celu ich ewentualnej weryfikacji lub kontroli.

Kasę należy dobrze poznać przed tzw. fiskalizacją, którą powinno się przeprowadzić co najmniej kilka dni wcześniej niż data obligatoryjnego rozpoczęcia użytkowania urządzenia fiskalnego. Fiskalizacja polega na podłączeniu i uruchomieniu tzw. modułu fiskalnego. W czasie tej operacji następuje też trwałe przypisanie numeru NIP podatnika do urządzenia i otwarcie ewidencji sprzedaży z rozbiciem na stawki podatku VAT. Fiskalizacja musi być przeprowadzona przez uprawnionego serwisanta i zgłoszona w ciągu siedmiu dni w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika. Od momentu fiskalizacji urządzenie jest gotowe do zapisywania w pamięci fiskalnej raportów dobowych operacji, które zawierają dzienną sprzedaż. Jeszcze przed terminem fiskalizacji kasy podatnik musi złożyć do urzędu skarbowego pisemne oświadczenie dotyczące liczby kas i miejsc ich instalacji (adresy).

Obowiązki użytkownika kasy

Od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej osoby prowadzące sprzedaż i sam podatnik muszą pamiętać o:
• wydawaniu oryginału paragonu kupującemu (pacjentowi),
• sporządzaniu fiskalnego raportu dobowego za dany dzień sprzedaży (zawsze przed rozpoczęciem kolejnego dnia) oraz raportów miesięcznych w celu rozliczenia całego miesiąca sprzedaży usług,
• przechowywaniu w odpowiednich warunkach raportów przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone, oraz kopii paragonów – przez 2 lata od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane (kasy pozwalają teraz na przechowywanie kopii paragonów w postaci elektronicznej),
• zlecaniu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy co najmniej co 24 miesiące.

Paragon fiskalny powinien być wystawiony także wtedy, gdy klient życzy sobie otrzymać fakturę (wtedy paragon można podpiąć do kopii wystawianej faktury).

Kasa fiskalna zawiera opcję anulowania transakcji (tzw. STORNO) – pozwala ona na wycofanie wybranej pozycji lub anulowanie całego paragonu. Oczywiście taka operacja musi mieć rzeczywiste uzasadnienie faktyczne i prawne w danej sytuacji rozliczeń z pacjentem.

Ewidencja sprzedaży usług medycznych za pomocą kasy fiskalnej może w praktyce okazać się na tyle kłopotliwa, że awaria urządzenia spowoduje konieczność korzystania z kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży do czasu usunięcia usterki.

Ulga podatkowa

Uciążliwości związane z wprowadzeniem i użytkowaniem kasy może osłodzić tylko znaczna (ale nie całkowita) refundacja kosztów nabycia kasy fiskalnej. Prawo to przysługuje podatnikowi niezależnie od źródła finansowania zakupu. Podatnik, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku VAT, otrzyma od urzędu skarbowego zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących na rachunek bankowy w terminie do 25 dni od daty złożenia wniosku. Refundacja dotyczy 90% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 700 zł. Aby skorzystać z powyższej ulgi, trzeba nie tylko zachować dowód zakupu (i zapłaty całej ceny), ale wywiązać się z opisanych wcześniej wymogów dokonania odpowiednich zgłoszeń do urzędu skarbowego. Trzeba też mieć pewność, że kasa spełnia wszystkie warunki techniczne opisane w przepisach i należycie ją użytkować.

Z ulgi nie skorzystamy, gdy używamy kasy posiadanej jedynie na zasadzie leasingu, dzierżawy czy użyczenia.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU Nr 113, poz. 720).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (DzU Nr 108, poz. 948 z późn. zm).
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU Nr 138, poz. 930).

Krzysztof Woryna
Adwokat
Ruda Śląska